「kintone（キントーン）って、よく名前は聞くけれど、結局のところ何ができるんだろう？」
カタログやWebサイトを見ると「業務アプリが作れます」「ワークフローが効率化できます」と書かれていますが、それが自分たちの会社の今の悩みに合っているのかどうかは、読んでもなかなかイメージしづらいのではないでしょうか。
私自身も、バックオフィスの実務担当者として最初にkintoneを知ったときは、「自由度が高いのはわかったけれど、うちの会社のどの仕事から使えばいいんだろう？」とピンとこなかった記憶があります。
そこでこの記事では、kintoneの機能をただ並べるのではなく、「実務の現場で何ができて、逆にどんなことが苦手なのか」を等身大の目線でお伝えします。
導入を検討されている経営者・管理職の方や、社内でシステム担当になって情報を集めている総務・経理の方に、ひとつの判断材料として役立てていただければうれしいです。
日々の経理・総務・製造現場の業務改善に伴走してきたHachidai Lab.の視点から、順番に整理していきます。
目次
kintoneとは？ 3行でわかる基本
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリ作成サービスです。
ひとことで言うと、「これまでExcelや紙で管理していた台帳をクラウド上にまとめ、社内のみんなで同じ最新情報を共有・入力できる仕組みをつくるツール」だと考えるとわかりやすいと思います。
| 項目 | 内容 |
| 提供会社 | サイボウズ株式会社 |
| サービス形態 | クラウドサービス（インターネット環境があればPC・スマホから利用可能） |
| 主な特徴 | プログラミングの知識がなくても、業務に合わせた台帳（アプリ）を作りやすい |
| 料金の目安 | ライトコース 月額1,000円／1ユーザー（税抜）〜 |
| 導入実績 | 42,000社以上（2026年2月27日時点） |
| 向いている用途 | 申請・承認管理、案件管理、顧客管理、進捗管理、日報、問い合わせ管理など |
kintoneの良さは、単にデータを保存するだけでなく、次の3つをひとつの画面の中で一緒に扱えるところにあります。
- データの蓄積（台帳として記録を残す）
- 業務の流れの見える化（申請・承認・処理状況のステータス管理）
- データに紐づく会話（レコードごとのコメント機能）
これにより、これまで「紙・Excel・メール・口頭」にバラバラに分かれていた情報を、ひとつの流れとして追いかけやすくなります。
kintoneでできること
では、実際の業務ではどんな場面で役に立つのでしょうか。代表的な5つの使い方を整理してみます。
1. データの管理・一元化（受注・在庫・顧客情報など）
日々の業務の中で、同じような情報をあちこちのファイルに転記している場面はないでしょうか。
たとえば、製造業や卸売業の現場では、次のような状態がよく見られます。
- 受注の情報は、営業担当が自分のパソコンのExcelに打ち込んでいる
- 在庫の数は、現場の担当者が紙のノートやホワイトボードで管理している
- 出荷や請求の情報は、経理担当がもう一度別のExcelやシステムに入力している
それぞれの担当者が真面目に管理しているからこそ起きる現象なのですが、これだと「今どうなっているか」を確認するたびに電話や口頭でのやり取りが発生してしまいます。
| 業務例 | kintoneで整えられること |
| 受注情報の管理 | 個人のフォルダにあった受注台帳を、社内全員がその場で確認できる共通アプリにまとめられる |
| 顧客情報の共有 | 担当者が変わってもこれまでの経緯が追いやすい、顧客・取引先マスタをつくれる |
| 在庫・入出庫の記録 | 紙の台帳や個別のExcelを、入庫・出庫・現在の残数がひと目でわかる形に整えられる |
kintoneを使うと、営業が入れた受注データを現場や経理がそのまま引き継いで使えるようになります。
「一度入力した情報を、二度入力しなくていいようにすること」。これが、データをひとつにまとめる一番の価値だと考えています。
（※関連コラム：kintoneで在庫管理はできる？「現場の使いやすさ」と「経理の正確さ」を両立する始め方）
2. ワークフロー・申請承認（経費精算・稟議・休暇申請）
経費精算や稟議書、休暇届といった社内の申請手続きを、kintoneのプロセス管理（ワークフロー機能）を使って画面上で回すことができます。
たとえば、紙やExcelの申請書でこんなお悩みはありませんか？
- 申請書が誰の机の上で止まっているのかわからず、月末に探す手間がかかる
- 出張や外出が多く、ハンコを押すためだけに帰社したり承認が数日遅れたりする
- 承認された紙を見ながら、経理担当がもう一度集計表へ手入力している
kintoneで申請の流れを作っておくと、スマートフォンやパソコンからいつでも申請・承認ができ、「今、誰の確認待ちか」がひと目でわかります。承認されたデータがそのまま一覧としてたまっていくため、月末に集計し直す手間もぐっと減らせます。
（※関連コラム：kintoneで経費精算はどこまでできる？スマホ申請・承認フローの作り方と運用のポイント）
3. 集計・進捗の見える化
kintoneにはグラフや一覧表（レポート機能）をあらかじめ設定しておく機能があり、入力されたデータを自動で集計して画面に表示できます。
- 受注残や今週の出荷予定一覧を、毎朝同じ画面で確認する
- 案件ごとの対応状況（未対応・対応中・完了）を色分けして見渡す
- 月次の数字をまとめるために毎月行っていたExcelの集計作業を減らす
「月末になって集計してみるまで、今月の数字や現場の進捗が見えない」というモヤモヤを感じている経営者の方や管理職の方にとって、日々の入力がそのまま集計につながる仕組みは大きな安心材料になるのではないでしょうか。
（※関連コラム：kintoneで現金出納帳を作る方法｜基本機能だけで次月繰越をラクにする設計の工夫）
4. 外部サービスとの連携（PCAクラウド、freee、APIなど）
kintoneは、すでに社内で使っている会計ソフトや外部サービスとデータをつないで使うこともできます。
- PCAクラウドや奉行クラウド（会計・給与ソフト）との連携
kintoneで現場が入力・承認した売上や経費のデータを取り込み、PCAクラウド側へ受け渡す流れをつくることができます。（※詳しくは「PCAクラウドとkintoneの連携方法4選｜CSV・プラグイン・自動連携を比較」「kintoneと奉行クラウドを連携する3つの方法｜役割分担と選び方の基本」も参考にしてみてください） - freee・マネーフォワードなどのクラウド会計ソフトとの連携
kintoneで集めた申請データや請求データを会計ソフトへつなぎ、手作業での転記を減らすことができます。 - APIや連携サービスを使った接続
専用の連携ツールやAPI（システム同士がデータをやり取りする仕組み）を使って、他のクラウドサービスと情報をやり取りする方法もあります。
ただ、どこまで自動的につなげるかや設定の難易度は、相手側のシステムの仕様によっても変わってきます。最初から高度な自動連携を目指すだけでなく、まずはCSVファイルの書き出し・取り込みから始めるなど、自社の規模や予算に合った方法を選ぶのがよさそうです。
5. スマートフォン・タブレットからの現場入力
kintoneはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットの画面からも入力・確認ができます。
- 工場や倉庫の現場から、その場で作業日報や点検記録を入力する
- 外出中の営業担当者が、移動の合間にスマートフォンから商談メモを残す
- 現場で撮った写真をそのまま添付して、本社のスタッフへ状況を共有する
「現場でメモ帳に書いておき、夕方事務所に戻ってからパソコンに打ち直す」という二重の手間がなくなるだけでも、現場の方の負担はずいぶん軽くなりますし、共有のスピードも上がります。
Excelと何が違う？
ここまで読んで、「それなら今のExcelを共有フォルダに置くのと何が違うのだろう？」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。
もちろん、Excelがだめだと言いたいわけではありません。ExcelにはExcelの良さがあります。
手元で素早く計算式を組んだり、1人や少人数で管理したりする業務であれば、Excelのまま進めるほうが手軽で十分なケースも多いと思います。
ただ、台帳は一度作って終わりではありません。
人数が増え、複数の部署でひとつのExcelを使い続けようとすると、どうしても次のような場面が起きやすくなります。
- 「最新版_最終.xlsx」のようにファイルがいくつも増えて、どれが本当かわからなくなった
- 誰かがファイルを開きっぱなしにしていて、入力したいときに編集できない
- 日付の列に文字が入っていたり、誰かがうっかり計算式を消してしまったりして集計が合わなくなった
こうした「台帳を壊さず、迷わず、安全に使い続ける」という点において、Excelとkintoneには次のような仕組みの違いがあります。
- 最新のデータが常に1つにまとまる
ファイルのコピーが増えず、「どれが最新かわからない」という迷いが起きにくくなります。 - 「申請→承認」の流れをデータと一緒に持てる
今どこまで処理が進んでいるかを、データの項目として管理できます。 - データごとに会話と変更履歴が残る
「いつ、誰が、どこを直したか」「どんな相談をして決まったか」を後からそのまま辿れます。 - 見せたい範囲を柔軟に分けられる
アプリやデータ、項目ごとに権限を設定できるため、必要な人に必要な情報だけを見せることができます。 - 使いながら少しずつ直していける
最初から完璧な表を作らなくても、運用しながら項目を足したり並べ替えたりしやすい設計になっています。
なお、業務改善の目的は「Excelをすべてなくすこと」そのものではありません。Excelが得意なところとkintoneが得意なところをうまく使い分ける考え方については、次の記事でも詳しくお話ししています。
（※関連コラム：「Excel管理から一歩踏み出すには？高度なカスタマイズより「kintoneの基本機能」から始める理由」）
kintoneでできないこと・向かないこと
kintoneはとても柔軟なツールですが、「社内のあらゆる業務をすべてkintoneひとつで作ればいい」というわけではありません。
あらかじめ「kintoneが得意なこと」と「専用システムに任せたほうがいいこと」の境界線を知っておくことが、導入後のミスマッチを防ぐ大切なポイントだと思っています。
1. 会計処理そのものや給与計算の中核業務は、専用システムに任せる
会計ソフトや給与計算ソフトには、毎年の法改正への対応や複雑な税計算、年末調整、法定帳票の出力など、専門システムならではの役割があります。
これらを無理にkintoneだけで作ろうとすると、仕組みが複雑になりすぎてしまい、法改正のたびにメンテナンスするのも大変になってしまいます。
そのためHachidai Lab.では、次のような役割分担をおすすめしています。
| ツールの種類 | 得意な役割 | 具体的な業務イメージ |
| Excel | 個人の手元での試算・自由な表作成 | 見積もりの下書き、一時的なシミュレーションなど |
| kintone | 業務の「入口」と流れを整える | 現場からの申請・承認、受注や経費の情報収集、進捗の共有 |
| 会計・給与ソフト | 確定したデータを「専門処理」する | 仕訳計上、決算書・法定帳票の作成、給与・税金の計算、法改正対応 |
「kintoneで入口を整えて、専門システムで処理する」。この分担にしておくと、それぞれのツールの良さを無理なく活かすことができます。
2. 大規模で複雑な基幹業務を、最初から一気に置き換えるのには向かない
販売管理、生産管理、細かいロット別の在庫管理、会計、人事給与までを「最初からすべてkintoneで一気につくり直す」という進め方は、設計が重くなりやすく、現場も混乱しがちです。
まずは一番困っている一部の業務から小さく始めて、現場に馴染んできたら少しずつ範囲や連携を広げていく進め方のほうが、結果的にうまくいくケースが多いと感じています。
3. 業務の流れを整理しないまま入れても、効果は出にくい
kintoneは、導入しただけで自動的に仕事が片付くような仕組みではありません。
もし今の業務で「誰がいつ入力するかわからない」「確認のルールが曖昧」という状態のまま画面だけをkintoneに移しても、紙やExcelの頃と同じ悩みが残ってしまいます。
ツールを入れること以上に、「どんな順番で仕事が流れると現場がラクになるか」を一緒に整理することが大切です。
4. 会計ソフトへ「どうデータを渡すか」を先に考えておく
たとえば経費精算であれば、「現場がkintoneで申請し、上長が承認する」ところまでがkintoneの役割、「確定したデータを仕訳として取り込み、月次処理をする」のが会計ソフトの役割になります。
このとき、承認されたデータを「CSVで渡すのか」「連携ツールでつなぐのか」によって、かかる費用も手作業の残り方も変わってきます。この受け渡し方をあらかじめイメージしておくと、導入後の運用がぐっとスムーズになります。
kintoneの料金プランは？中小企業に向いている選び方
kintoneには主に3つの料金コースが用意されています（2026年3月時点。最新の料金や仕様はサイボウズ公式サイトもあわせてご確認ください）。
| コース | 月額（税抜） | 最小契約ユーザー数 | 主な特徴 |
| ライトコース | 1,000円／1ユーザー | 10ユーザー | 基本機能でのアプリ作成・運用向け |
| スタンダードコース | 1,800円／1ユーザー | 10ユーザー | 外部システム連携（API）やプラグイン活用など本格運用向け |
| ワイドコース | 3,000円／1ユーザー | 1,000ユーザー | 大規模組織・高度なガバナンス運用向け |
中小企業の実務で「ライトコースとスタンダードコースのどちらにするか」迷ったときは、次の基準で考えてみるのがわかりやすいと思います。
ライトコースが向いているケース
- まずは基本機能だけで小さく試してみたい
- 当面は外部システムとの自動連携や拡張機能（プラグイン）を使わない予定
- 社内の申請管理や台帳の共有からシンプルに始めたい
スタンダードコースが向いているケース
- 会計ソフト（PCAクラウドやfreeeなど）や他システムと連携させたい
- プラグインを使って、帳票出力や画面の入力補助などを広げたい
- これから社内の業務基盤としてじっくり育てていきたい
また、2026年6月にリリースされた「kintone AI」は、スタンダードコースまたはワイドコースで利用できる機能です。AIによるアプリ作成や運用のサポートも活用していきたい場合は、スタンダードコースが選択肢に入ってきます。
最初はライトコースから始めて、連携やプラグインが必要になったタイミングでスタンダードコースへ切り替えるという選び方もできますので、今の段階に合わせて無理のない方を選んでみてください。
kintoneが向いている企業・すぐには向いていない企業
ここまでの特徴を踏まえると、kintoneと相性がよいのは次のような企業だと感じています。
向いている企業
- Excelの台帳が増えすぎて、どれが最新データか探すのに時間がかかっている
- 紙・メール・Excel・口頭で情報が分断され、同じことを何度も転記している
- まずは身近な1つの業務から、無理のない範囲で改善を始めたい
- 現場のやり方に合わせて、自分たちの手で少しずつ仕組みを直していきたい
すぐには向いていないかもしれない企業
- 最初から全社の基幹システムを一度に丸ごと入れ替えたい
- 業務の流れを見直さず、完成されたパッケージソフトをそのまま当てはめたい
- 現場の入力ルールや運用のやり方を変えるのがどうしても難しい
kintoneは、完成品を買ってきて終わりではなく、「まずは小さく始めて、現場に合わせて育てていく」ツールです。その考え方に共感できる会社ほど、長く心地よく使い続けられると思います。
無理なく進めるための、kintone導入4つのポイント
kintoneの導入でつまずいてしまう原因は、ツールの機能不足というよりも「最初の進め方」にあることが少なくありません。
私自身の経験からも、特に意識しておきたいポイントは次の4つだと考えています。
- いきなり全社で始めず、困りごとがはっきりしている1つの業務に絞る
- 今のExcelの見た目や列をそのまま丸写しせず、「本当に残したい情報は何か」から整理する
- 管理職や担当者だけで決めず、毎日入力する現場の方の声を最初から聴く
- 最初から完璧な設定をつくろうとせず、「誰がいつ入力するか」の基本ルールを決めて実際に使いながら直していく
最初から100点満点のアプリを作ろうとすると、準備だけで疲れてしまいます。「失敗してもよい場所で何度でも試せる」のがkintoneの良さですので、まずは小さく動かしながら育てていくのがおすすめです。
（※関連コラム：kintone導入で失敗しないために｜中小企業で起こりやすい5つのつまずきと小さな見直し方）
2026年時点で押さえておきたいkintoneの2つの変化
これからkintoneを検討される方に向けて、2026年現在の流れとして知っておくと心強いポイントを2つご紹介します。
1. ノーコードの手軽さに加えて、AIのサポートも広がっている
kintoneはもともとプログラミングなしで画面を作れるのが特徴でしたが、現在はAIに相談しながらアプリの項目を考えたり、情報を探しやすくしたりする機能（kintone AIなど）も広がっています。
「最初の画面をどう作ればいいかわからない」という非エンジニアの担当者の方にとっても、最初の一歩がさらに踏み出しやすくなってきています。
2. 「他のシステムとつなぐ前提」で考えると、さらに手作業が減る
kintone単体で台帳をまとめるだけでも十分便利ですが、会計ソフトや帳票出力ツールなどと組み合わせることで、「二重入力をなくす」効果がさらに大きくなります。
ただし、連携の目的はシステムをつなぐことそのものではありません。あくまで「現場の転記や確認の手間を減らし、安心して業務を回せるようにすること」をゴールに置いて検討するのが大切だと思っています。
よくある質問（FAQ）
Q. プログラミングの知識がまったくなくても使えますか？
はい、大丈夫です。マウス操作で項目を並べるだけで基本的な台帳や承認の流れを作ることができます。
私のような非エンジニアの実務出身者でも問題なく扱えますし、まずは基本機能の範囲から始めるだけでも多くの業務が整理できます。
Q. kintoneを入れたら、社内のExcelをすべてなくせますか？
すべてを無理になくす必要はないと考えています。
まずは「複数人で共有する台帳」「申請や承認が必要なもの」「進捗をみんなで見たいもの」からkintoneへ移し、個人の手元で行う集計や試算には引き続きExcelを使う、といった併用から始めるのが現実的です。
Q. 社員数が少ない小さな会社でも導入できますか？
はい、導入いただけます。
kintoneの契約は10ユーザーからとなっていますが、少人数の会社であっても「営業と経理で同じ数字を見たい」「外出先と事務所でやり取りをスムーズにしたい」という場面があれば、十分に役立てていただけると思います。
Q. 会計ソフトの代わりとして使えますか？
会計ソフトそのものの代わりとして使うのはおすすめしていません。
「kintoneで日々の申請・承認やデータの入口を整えて、仕訳や決算などの専門処理は会計ソフト（PCAクラウドなど）で行う」という役割分担にするのが、長く安全に使い続ける近道です。
Q. 最初の一歩として、何から始めるのがよいでしょうか？
まずは、社内で「メールにExcelやPDFを添付して回している業務」や「紙にハンコを押して回している申請」をいくつか書き出してみるのがおすすめです。
その中から、「今どこまで進んでいるか見えにくいもの」や「あとから別のソフトへ打ち直しているもの」を1つだけ選んで試してみるのが、一番効果を実感しやすいと思います。
まとめ：入力を減らし、考える時間を増やすための選択肢として
今回は、kintoneでできること・苦手なことと、Excelや会計ソフトとの役割分担について整理しました。
- kintoneが得意なこと
バラバラだった台帳や申請の流れ、やり取りを1つにまとめ、みんなで迷わず共有できるようにすること - Excelとの違い
台帳を「作る」だけでなく、複数人で「壊さず、迷わず、安全に使い続けられる」こと - 専用システムとの分担
kintoneで業務の「入口」を整え、会計や給与の専門処理はPCAクラウドなどの専用ソフトに任せること - 導入のコツ
最初から完璧を目指さず、1つの業務から小さく始めて現場に合わせて育てていくこと
私たちがkintoneを取り入れる目的は、新しいITツールを入れることそのものではありません。
「一度入力した情報を、二度入力しなくていいようにすること」。そして、「日々の入力や探す手間を減らし、本来の業務や考える時間を増やすこと」にあると私は思っています。
もし「うちの会社でも使えるかな？」と少しでも気になったら、まずは今日、社内で「同じ内容を2回以上入力している仕事」や「メールにファイルを添付してバケツリレーしている仕事」がないか、メモに書き出してみることから始めてみてはいかがでしょうか。
一歩目としては、ここが一番踏み出しやすいと思います。今の業務のやり方を見直すための、一つの選択肢として考えてみてもいいのではないでしょうか。
無料相談のご案内
「うちの業務だと、どこからkintoneにできるだろう？」
「今使っている会計ソフトとどう役割分担すればいいかわからない」
そんな疑問があれば、どうぞ気軽にお声がけください。
Hachidai Lab.では、いきなりシステムありきで話を進めるのではなく、まずは今の業務の流れやお困りごとをじっくりお聴きしたうえで、kintoneやPCAクラウドなどを活かした無理のない整え方を一緒に考えます。
ツールを入れるかどうか決める前の段階や、連携の方法を決める前の段階からでもどうぞ。相談内容がまとまっていなくても大丈夫ですので、まずは今の状況をお話しいただく場として、無料相談を気軽にご活用いただければうれしいです。
Hachidai Lab.（ハチダイラボ）
kintoneを活用した業務改善のパートナー。