「月末になると、デスクにレシートの山ができる……」
「誰が使ったか分からない領収書を持って、社内を聞いて回るのが苦痛」
「小銭が合わなくて、金庫の前で残業したくない」
アナログ時代の経費精算といえば、申請用紙にレシートを貼り付けて提出、という作業が当たり前でした。
かつての私も、金庫番として「申請の都度」小口現金を出し、不足しそうになれば銀行へ走り（しかも当座預金）、作業の手を止められるストレスと戦っていました。
特に辛かったのが、1円でも合わなければ帰れないというプレッシャーです。
月末に金種表と現金を何度も数え直し、「合わないんだったら自分の財布から出して調整しなさい」と言われていたこともあります。
今回は、そんな「経費精算の悩み」をkintoneで解決する、業務改善の第1歩目をご紹介します。
高額な専用システムを入れる前に、まずは自分たちでできることから始めてみませんか？
目次
目指すは「小口現金の廃止」
経費精算DXの最終ゴールは、日々の面倒な現金管理そのものをなくす「小口現金の廃止」です。これは間違いありません。
小口現金を維持することは、単に手間がかかるだけでなく、以下のような「見えないコスト」や「リスク」を抱え続けることを意味します。
- 盗難・紛失のリスク
現金を社内に置くこと自体の物理的なセキュリティリスク。 - 両替手数料と時間
銀行窓口や両替機の有料化に伴うコストと、移動にかかる人件費。 - 横領の誘惑
管理が杜撰だと、魔が差してしまう環境を作ってしまうリスク。
しかし、いきなりコーポレートカードを全社員に配布したり、完璧な振込運用へ切り替えたりするには、社内ルールの変更も必要でハードルが高いのも事実です。
だからこそ、まず最も非効率でトラブルの多い「申請業務」の電子化から始めるのです。現金をなくす前に、まずは「紙」をなくす。そして情報の流れをデジタルにする。焦らず、着実にステップを踏むことこそが、挫折しない業務改善の秘訣です。
まずは小さな単位で、kintoneを使った「スマホ申請」から進めていきましょう。
なぜ専用システムではなくkintoneなのか？
世の中には素晴らしい経費精算用の専用システムがあります。しかし、あえてkintoneを選ぶメリットも確実に存在します。
kintone vs 専用システム 比較表
| 比較項目 | 専用経費精算システム | kintone（自作アプリ） |
|---|---|---|
| コスト | 1ユーザー数百円〜（月額） | 基本料に含まれる（追加コスト0円） |
| 柔軟性 | システムの仕様に合わせる | 自社の規定に合わせて自由に作れる |
| 機能 | 経費精算に特化（高機能） | 必要な機能だけシンプルに実装 |
| 拡張性 | 単独利用がメイン | 顧客管理や日報とも連携可能 |
| スマホ | 専用アプリあり | kintoneアプリで標準対応 |
最大のメリットは「拡張性」と「柔軟性」です。例えば、「接待交際費の申請時に、『顧客管理アプリ』から相手先情報を引用（ルックアップ）したい」といった要望は、専用システムでは対応が難しい場合があります。
しかし、kintoneならドラッグ＆ドロップの設定ひとつで、顧客データと紐づいた高度な経費管理が可能になります。
「うちは複雑な機能はいらない。まずはシンプルに申請だけ楽にしたい」あるいは「独自の管理項目（プロジェクトコードなど）がたくさんある」そう考える企業にとって、kintoneは「ちょうどいい」選択肢なのです
3ステップで完成！経費精算アプリのレシピ
それでは、実際にアプリを作ってみましょう。構成は非常にシンプルですが、経理実務に耐えうる「コツ」も合わせて紹介します。
Step 1. アプリのフィールド構成
以下のフィールドをドラッグ＆ドロップで配置します。
- 作成者 （初期値を「ログインユーザー」に設定）
- 日付 （申請日）
- 計算 （申請合計）
- 計算式:
SUM(金額)
- 計算式:
- テーブル （明細行）
- 日付
- ドロップダウン （勘定科目：会議費、交通費、消耗品費など）
- ドロップダウン （税区分：10%、8%）※ここがポイント！
- 文字列（1行） （摘要・支払先）
- 数値 （金額）
- 添付ファイル （領収書画像）
Step 2. プロセス管理（ワークフロー）の設定
kintoneの真骨頂は「プロセス管理」です。これを使うことで、紙のスタンプラリーを廃止できます。
- ステータス
未申請 → 申請中（上長） → 承認済（経理） → 精算完了 - アクション
申請する、承認する、差し戻す
ルールに合わせて、「部長承認」や「金額による条件分岐」を設定しましょう。例えば、「金額が10万円を超える場合のみ、部長の承認ルートを追加する」といった条件分岐も設定できます。また、領収書の画像が不鮮明だった場合に、ワンクリックで本人へ「差し戻し」ができるのもシステム化の大きな利点です。
Step 3. 【最重要】アクセス権の設定
ここを忘れると大変です。kintoneは初期状態だと「全員のレコードが全員に見える」状態です。
「部長の接待交際費が新入社員に丸見え」という事態を防ぐため、アプリのアクセス権設定で以下のように制限をかけましょう。
- レコード閲覧権限
- 作成者と経理部、承認者のみが閲覧可能にする。
- everyoneの閲覧権限は外す。
これで、プライバシーを守りながら安全に運用できます。
モバイルアプリからの申請シーン
こんなシチュエーションを想像してみてください。
今日は月末の金曜日。
外出先の喫茶店でクライアントとの打ち合わせを終えました。細かいことにうるさい経理のおじさんが「申請は早くしろ」といつも言う。
でも今日は直帰予定。提出は週明けになってしまう……また小言を言われそうだ。
こういう時こそ「kintoneで経費精算」の本領発揮です。
- スマホで「経費精算アプリ」を開く。
- 「添付ファイル」をタップし、カメラを起動。
- 受け取ったばかりのレシートを、その場で撮影。
- 金額や摘要を入力し、「申請する」ボタンをタップ。
もう、レシートを財布でくしゃくしゃにしたり、会社に戻って台紙に糊付けしたりする必要はありません。「領収書なくさないかな…」という不安からも解放されます。
移動中の電車の中で、わずか1分で申請完了です。この「終わらせた！」という解放感こそが、現場社員にとって最大の導入メリットになるはずです。
💡 コラム：撮影したレシートの原本は捨てていいの？
よくある質問ですが、答えは「kintone基本機能だけなら、まだ捨てないで！」です。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存要件」を満たして原本を破棄するには、タイムスタンプの付与や、「取引年月日・金額・取引先」で範囲指定検索ができる機能要件のクリアが必要です。kintone標準機能だけでは、これらの要件を厳密に満たす運用は少々ハードルが高いのが現実です。
まずは無理をせず、以下の運用から始めるのが最もリスクが低く現実的です。「画像は確認・共有・早期処理用。原本は月に一度まとめて提出（糊付け不要）」
これだけでも、経理側のチェック作業は先行して進められるため、業務効率は格段に上がります。
経理側の景色はどう変わる？
世界が変わるのは申請者だけではありません。経理担当者の仕事も劇的に変わります。
PCでkintoneを開けば、申請された経費が一覧で表示され、「誰の承認で止まっているか」も一目瞭然。レコード詳細画面を開けば、申請内容のデータと、証憑である領収書の画像が、一つの画面で同時に確認できます。
手書きの文字を解読する時間も、電卓を叩く時間も不要です。何か不明点があれば、レコードの右側にある「コメント機能」を使って、「この『会議費』の参加人数を教えてください」とチャット感覚で確認できます。付箋を貼って差し戻すようなアナログなやり取りはもう必要ありません。
「レシートだけ机に置かれる」「申請書の金額と領収書が合わない」といったストレスから解放され、経理担当者は「kintoneだけ確認すればいい」という状態になります。これこそが、kintoneによる業務効率化の醍醐味です。
まとめ：ここからが経費精算効率化の始まり
今回は、スマホ申請を核とした経費精算アプリの作り方をご紹介しました。まずはここからスタートして、「小口現金」を減らしていく運用に挑戦してみてください。
しかし、これはまだ「入り口」にすぎません。経費精算において経理が本当にやるべきことは、承認された後の「集計」「仕訳データの作成」「振込データの作成」です。
これらをまだExcel手入力でやっているなら、本当の効率化とは言えません。
- 自動で集計し、全銀協フォーマットの振込データを作成する
- 申請内容から自動で勘定科目を割り出し、会計ソフト用の仕訳データを作成する
ここまで自動化できて初めて、経理DXは完成します。kintoneに蓄積された承認済みのデータは、基本機能でCSVファイルとして書き出すことができます。これを会計ソフトに取り込む運用にするだけでも、紙の伝票を見ながら手入力していた頃に比べれば、作業時間は大幅に短縮され、転記ミスも激減するでしょう。
しかし、CSV連携には「出力して、取り込む」という手作業がどうしても残ります。 そこで最終的に目指したいのが、連携プラグインの活用です。これらを駆使すれば、kintoneで承認ボタンを押した瞬間に会計ソフトへ仕訳データが自動連携される仕組みを構築でき、経理担当者の手を動かす時間を正真正銘の「ゼロ」にすることが可能です。
より高度な自動化や、会計ソフトとの連携については、Hachidai Lab.にご相談いただくか、以下の記事も参考にしてください。
▶ 経費精算アプリもシュシュっと作れる！kintoneについてはこちら
Hachidai Lab.の無料相談のご案内
「経費精算を効率化、電子化したいけど何から始めたらいいかわからない」
そんな方のために、Hachidai Lab.では無料相談を行っています。
- 現状の業務フローの整理
- 無理のない改善方法のご提案
- プラグイン設定のご相談
これらを、現場目線で一緒に考えさせていただきます。まずはお気軽にご相談ください
Hachidai Lab.（ハチダイラボ）
kintoneを活用した業務改善のパートナー。
