「DXを進めたいが、IT人材不足で何から手をつけていいかわからない」
「Excelでの業務管理が限界に来ているが、高額なシステムは導入できない」
「kintoneって名前はよく聞くけど、何ができるの？」
そんな中小企業の経営者・管理職・バックオフィス担当者の方に向けて、この記事ではkintone（キントーン）とは何かを基本からわかりやすく解説します。
kintoneは、単なる情報共有ツールではありません。
自社の業務に合わせたアプリを、比較的少ない負担で作り、運用し、改善していけるクラウド型の業務改善プラットフォーム です。
この記事でわかることは、次の3つです。
- kintoneでできること・できないこと
- Excelとの違いと、中小企業に向いている理由
- 失敗しにくい導入の進め方
バックオフィスDXを支援してきたHachidai Lab.が、経理・総務・製造現場の実務に寄り添う目線で整理していきます。
目次
kintoneとは？ 3行でわかる基本
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリ作成プラットフォームです。
一言でいえば、「プログラミングの専門知識（コード）がなくても、自社の業務にぴったり合った管理システム（アプリ）が作れるツール」です。2026年時点では、ノーコード・ローコードに加えて、AIによるアプリ作成支援や検索支援の機能も順次拡張されています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 提供会社 | サイボウズ株式会社 |
| サービス形態 | クラウドSaaS（インターネット環境があればどこでも使える） |
| 主な特徴 | ノーコード・ローコードで業務アプリを作成・改善しやすい |
| 料金の目安 | ライトコース 月額1,000円/1ユーザー（税抜）〜 |
| 導入実績 | 42,000社以上（2026年2月27日時点） |
| 向いている用途 | 申請管理、案件管理、顧客管理、進捗管理、日報、問い合わせ管理など |
kintoneの強みは、単なるデータ保存ではなく、次の3つを1つの基盤で扱いやすい点にあります。
- データの蓄積
- 業務フローの可視化・運用
- コメントによるコミュニケーション
つまり、これまで紙・Excel・メール・口頭で分断されていた業務を、ひとつながりで管理しやすくなります。
kintoneでできること
| できること | 内容 | |
|---|---|---|
| 業務アプリの作成 | 顧客管理、案件管理、申請管理、問い合わせ管理などを自社向けに作れる | |
| 情報の一元管理 | Excelや紙に散らばっていた情報を1か所にまとめやすい | |
| 進捗の見える化 | 誰が・何を・どこまで対応したかを追いやすい | |
| ワークフロー運用 | 申請・承認・差し戻しなどの流れを整えやすい | |
| コメント共有 | データに紐づけてやり取りを残せる | |
| モバイル利用 | スマホやタブレットから確認・入力しやすい | |
| 連携・拡張 | API、プラグイン、外部サービス連携でできることを広げられる |
特に中小企業では、次のような悩みに合いやすいです。
- 部署ごとにExcelが乱立している
- 最新版がどれかわからない
- メール添付で申請書を回している
- 業務が属人化していて引き継ぎしにくい
- 現場と事務所の情報がつながっていない
kintoneは、こうした「仕組み化しきれていない業務」を整えるのが得意です。
Excelと何が違う？kintoneならではの強み
「Excelでも似たようなことができるのでは？」という声はよく聞きます。
確かにExcelは非常に優れた表計算ツールですが、業務が複数人・複数部署にまたがった瞬間に、以下のような限界が訪れます。kintoneはこれらの課題を根本から解決します。
1. 最新データを1つに集約しやすい
Excelでは、ファイルのコピーが増えたり、最新版がわからなくなったりしがちです。
一方でkintoneは、クラウド上の同じデータを関係者が確認する前提で使えるため、情報の先祖返りが起きにくくなります。
2. 業務フローとデータを一緒に管理しやすい
Excelは表としては優秀ですが、申請・承認・差し戻し・通知まで含めた運用は工夫が必要です。
kintoneでは、申請の状態や担当者の動きをデータと一緒に持ちやすいため、業務の流れを整えやすくなります。
3. コメントや履歴がデータに残る
メールやチャットだと、やり取りがデータ本体から離れてしまいます。
kintoneはレコードごとにコメントを残せるため、「何について話していたのか」 が後から追いやすくなります。
4. 権限設定がしやすい
全員に同じファイルを配る運用だと、見せたくない情報まで共有されることがあります。
kintoneは、アプリやレコード、フィールド単位で権限を考えやすく、業務に合わせた公開範囲を設計しやすいのが特長です。
5. 作って終わりではなく、改善しやすい
業務は運用してから課題が見えてきます。
kintoneは、現場で使いながら項目や一覧、フローを見直しやすいため、小さく始めて育てる 進め方と相性が良いです。
▶ この強みをさらに詳しく解説した記事はこちら「脱Excel 実現の秘訣は高度なカスタマイズよりも基本機能にある」
中小企業のバックオフィスでよく使われる活用事例
① 経理・財務部門：経費精算や月次決算の遅れを解消
- 経費精算アプリ
スマホからの領収書撮影と連動させ、申請から上長承認、経理処理までを一元化。ペーパーレス化を実現。 - 請求・入金ステータス管理
「発行済み・入金待ち・入金済み」の状況を色分けして一覧表示。入金確認の属人化を防ぐ。 - 月次決算タスク管理
決算に必要なタスクと担当者、締め切りを可視化し、月次決算の早期化（平均2〜3日の短縮）を実現。
Excelで管理していたこれらの業務をkintoneに移行することで、「ファイルの転送」や「転記ミス」がなくなり、月次決算の作業を平均2〜3日短縮できた企業もあります。
② 総務・人事部門：煩雑な勤怠・備品管理をペーパーレス化
- 勤怠・休暇申請アプリ
紙やハンコで行っていた残業申請や有休申請を電子化し、リアルタイムで有休残日数を管理。 - 備品・資産管理
PCや社用車の在庫数・貸出状況をリアルタイム管理。「誰が持っているか分からない」をゼロに。 - 採用ステータス管理
応募者の選考状況や面接官の評価コメントを一つのレコード（データ）に集約し、人事部内で共有。
③ 製造業・現場部門：紙の指示書をなくし、進捗をリアルタイム共有
- 製造指示書の電子化
現場に配布していた紙の指示書をアプリ化。設計変更があっても、画面上で即座に最新情報を共有可能。 - 工程進捗管理
どのロットが、どの工程まで進んでいるかをバーコードやタブレット入力でリアルタイムに把握。 - 品質管理（ヒヤリハット報告）
不具合の発生状況から原因追究、対策内容までを画像付きで一貫管理し、再発防止のナレッジとして蓄積。
💡 ポイント
kintoneは「1つの巨大なシステムで全部解決する」のではなく、「業務の数だけ小さなアプリをパズルように組み合わせて作る」という柔軟性が強みです。そのため、業種や企業規模を問わず、現状の業務フローに合わせてスモールスタートしやすいのが特徴です。
kintoneでできないこと・向かないこと
kintoneは非常に優れたツールですが、「何でもkintoneで作ればいい」というわけではありません。ここを正しく理解しておくことが、導入失敗を防ぐポイントです。
会計処理そのものや給与計算の中核業務は、専用システムが基本
会計ソフトや給与ソフトには、法改正対応、税計算、法定帳票、各種制度対応など、専用ならではの機能があります。
これらをkintoneだけで置き換えようとすると、設計も保守も重くなりがちです。
そのため実務では、
- kintone：申請、承認、情報収集、進捗管理
- 会計ソフト・給与ソフト：会計処理、給与計算、法定対応
という役割分担が現実的です。
大規模で高度な基幹業務を、最初から全部置き換えるのには向かない
販売管理、生産管理、在庫管理、会計、人事給与までを一気に丸ごと置き換える前提で考えると、設計が複雑になります。
まずは一部の業務から始めて、必要に応じて連携を広げる進め方が向いています。
業務整理なしで導入しても、効果は出にくい
kintoneは魔法のツールではありません。
現状業務が整理されていないままアプリ化しても、紙やExcelの問題をそのまま持ち込むだけになりやすいです。
kintoneと会計ソフトはどう使い分けるべき？
中小企業のバックオフィスでは、この考え方がとても重要です。
kintoneは「業務の入口と流れ」を整えるツール、
会計ソフトは「会計処理を正しく行うツール」 と考えるとわかりやすくなります。
たとえば経費精算なら、
- kintoneで申請する
- 上長がkintoneで承認する
- 確定データを会計ソフトへ連携する
- 会計ソフト側で仕訳・帳票・月次処理を行う
という分担が現実的です。
この形なら、現場の使いやすさと、会計処理の正確さの両方を取りやすくなります。
▶ kintoneとPCAクラウドの連携については、こちらの記事で詳しく解説しています。 「kintone × PCAクラウド完全連携ガイド｜業務とデータをつなぎ二重入力ゼロへ」
kintoneの料金プランは？中小企業に向いているのはどちら？
kintoneには主に3つのプランがあります（2026年3月時点。最新情報はサイボウズ公式サイトをご確認ください）。
| コース | 月額（税抜） | 最小契約ユーザー数 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| ライトコース | 1,000円 / 1ユーザー | 10ユーザー | 基本的なアプリ運用向け |
| スタンダードコース | 1,800円 / 1ユーザー | 10ユーザー | API連携、プラグイン利用など本格活用向け |
| ワイドコース | 3,000円 / 1ユーザー | 1,000ユーザー | 大規模利用向け |
中小企業の実務で考えると、ポイントは次の通りです。
ライトコースが向いているケース
- まずは小さく試したい
- 外部連携やプラグインをまだ使わない
- 申請管理や一覧管理を中心に始めたい
スタンダードコースが向いているケース
- 会計ソフトや他システムと連携したい
- プラグインを使って機能を広げたい
- 本格的に業務基盤として育てていきたい
なお、2026年時点で案内されている kintone AIラボ は、スタンダードコースまたはワイドコース向けの機能です。
AI支援を見据える場合も、スタンダードコースが候補になります。
そのため、中小企業では 「まず軽く使うならライト」「連携や拡張を考えるなら最初からスタンダード」 という見方が現実的です。
kintone導入で「本当に変わること」
経費精算
導入前（Before）
紙の申請書に領収書を貼り、上長に手渡し。経理に届くまで数日かかり、月末に業務が集中。
導入後（After）
スマホで領収書を撮影しその場で申請。上長もスマホで即承認し、即日経理へデータが届く。
案件・進捗管理
導入前（Before）
Excelリストを各自が更新。先祖返りが起き、誰が最新情報を持っているか属人化。
導入後（After）
kintone上で全担当者がリアルタイムに状況確認。変更履歴も自動で残り、属人化を排除。
社内コミュニケーション
導入前（Before）
メール、チャット、口頭でバラバラに指示が飛び交い、「言った・言わない」のトラブルが発生。
導入後（After）
各データの横に紐づく「コメント機能」で指示や確認を実施。業務と会話がセットで記録される。
「作業スピードが速くなる」という短期的な効果だけでなく、「ミスが減る」「情報が属人化（特定の担当者しか分からない状態）しない」「経営判断に直結する正確なデータがリアルタイムに整う」という変化が、中長期的に企業の競争力を大きく高めます。
kintoneが向いている企業・向いていない企業
向いている企業
- Excel管理が増えすぎて、最新版がわからない
- 紙・メール・口頭で業務が分断されている
- まずは一部の業務からDXを始めたい
- 現場の実態に合わせて少しずつ改善したい
- 大規模なシステム投資の前に、スモールスタートしたい
すぐには向いていない企業
- 最初から全社基幹システムを一気に置き換えたい
- 業務整理をせずにツールだけ導入したい
- 現場運用を変える意思がまったくない
kintoneは、完成品を買って終わりではなく、自社で使いながら育てるツール です。
その前提を理解している企業ほど、効果を出しやすくなります。
失敗しないkintone導入の進め方
1. いきなり全社導入しない
最初から全部をkintone化しようとすると、要件が膨らみ、進まなくなります。
まずは、困りごとが明確な1業務に絞るのが基本です。
おすすめは、
- 経費精算
- 備品購入申請
- 問い合わせ管理
- 案件進捗管理
など、流れが見えやすい業務です。
2. Excelをそのまま写さない
今のExcelには、過去の運用の都合が詰め込まれていることが多くあります。
そのため、列やシート構成をそのまま再現するのではなく、何を管理したいのか から見直すことが大切です。
3. 実際に使う人を初期段階から巻き込む
管理職だけで設計すると、現場で使いにくいアプリになりやすいです。
入力する人、承認する人、確認する人の視点を早めに入れると、定着率が上がります。
4. 運用ルールを決める
アプリを作るだけでは不十分です。
「誰がいつ入力するか」「承認は誰が行うか」「例外対応はどうするか」まで決めて、初めて業務が安定します。
5. 連携は段階的に広げる
最初から会計連携、通知連携、帳票出力まで全部詰め込むと複雑になります。
まずは単体で回る状態を作り、効果を見ながら連携を広げる方が失敗しにくいです。
2026年時点で押さえたいkintoneのポイント
2026年のkintoneを理解するうえで、特に押さえておきたいのは次の2点です。
1. ノーコードだけでなく、AI支援も広がっている
kintoneは従来からノーコード・ローコードで知られていましたが、現在はAIによるアプリ作成支援や検索支援、プロセス設定支援なども展開されています。
これにより、はじめてアプリを作る人でも最初の一歩を踏み出しやすくなっています。
2. 連携前提で考えると価値が大きい
kintone単体でも便利ですが、他システムとつないだときに真価が出やすいツールです。
特に中小企業では、会計ソフト、帳票出力、通知、フォーム、コミュニケーション基盤などとの連携で、二重入力や転記作業を減らしやすくなります。
よくある質問
kintoneはプログラミングができなくても使えますか？
はい。基本的なアプリ作成や一覧表示、プロセス管理は、プログラミングなしでも進めやすい設計です。
ただし、高度なカスタマイズや複雑な連携では専門知識が必要になる場合があります。
Excelを完全になくせますか？
業務によります。
多くの企業では、まず「共有管理」「申請」「進捗確認」からkintoneへ移し、必要に応じてExcel利用を減らしていく流れが現実的です。
小さな会社でも導入できますか？
はい。
ただし、契約は10ユーザーからが基本です。小規模企業でも、複数部署や複数担当者で情報共有したい場面があるなら、十分検討価値があります。
会計ソフトの代わりになりますか？
会計ソフトそのものの代替として考えるのはおすすめしません。
kintoneは、申請・承認・情報管理を担い、会計処理は専用ソフトに任せる分担が現実的です。
何から始めるのがよいですか？
まずは、メール添付や紙で回している業務を洗い出し、1つ選ぶのがおすすめです。
「属人化している」「確認漏れが多い」「進捗が見えない」業務から始めると、効果が見えやすくなります。
まとめ：kintoneは、業務と人と情報を「つなぐ」ツール
- kintoneはノーコードで自社専用の業務アプリを作れるクラウドツール。
- Excelとの最大の違いは「複数人・複数部署でリアルタイムに安全に共有・編集できる」点。
- 経理、総務、製造現場など、あらゆるバックオフィスの課題解決に活用可能。
- ただし「万能」ではないため、会計・給与などの専門領域は「PCAクラウド」等との連携がベスト。
- まずは特定の課題に絞ってスモールスタートし、段階的に適用範囲を広げるのが成功の秘訣。
kintoneは導入しただけで勝手に業務が楽になる「何でもできる魔法のツール」ではありません。
自社の業務の実態にしっかりと合わせて設計・運用できれば、バックオフィスの担当者が単なる「入力作業の担当者」から、「データを活用して会社を支える戦略的パートナー」へと生まれ変わる強力な武器になります。
【次のステップ（First Action）】
まずは、自社の業務の中で「メールにExcelを添付してやり取りしている業務（バケツリレー）」がいくつあるか、リストアップしてみることから始めてみませんか？それがkintone化の第一歩です。
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「自社でもできるの？」
「どこから手をつければいいかわからない」
そんな方は、ぜひ一度ご相談ください。
Hachidai Lab.では、業務の実態をしっかりヒアリングした上で、kintoneとPCAクラウドを活用した最適な業務設計をご提案します。初回相談は無料です。
▼ 無料相談でできること
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- kintone × PCAクラウド連携の可能性チェック
「何から手をつければいいかわからない」という段階でも、まったく問題ありません。 1時間、話すだけで、きっと何かが見えてきます。
Hachidai Lab.（ハチダイラボ）
kintoneを活用した業務改善のパートナー。
